Når en ubetalt faktura bliver et økonomisk problem

Ubetalte fakturaer kan hurtigt udvikle sig til en reel økonomisk udfordring for virksomheder, uanset størrelse. Mange forsøger først selv at rykke for betaling, men hvis responsen udebliver, kan konsekvenserne hurtigt mærkes på bundlinjen. For mindre virksomheder handler det ofte om likviditet: En faktura på 8.000 kr., der ikke bliver betalt, kan betyde, at der mangler midler til løn eller nødvendige indkøb. Hos større virksomheder kan det mere handle om volumen, hvor mange små restancer tilsammen udgør et betydeligt beløb i regnskabet. Det sker jævnligt, at en virksomhed med flere dårlige betalere ser den samlede udestående sum vokse betragteligt hen over et kvartal. Når situationen udvikler sig, kan det derfor blive nødvendigt at overveje, om det er på tide at lade professionelle tage over på opfølgningen og inddrivelsen.

Hvornår det giver mening at overdrage en sag til inkasso

Tidspunktet for at overdrage en ubetalt faktura til et inkassofirma har betydning for både omkostninger og muligheden for at få sagen løst. Mange virksomheder vælger at sende mindst én rykker og et inkassovarsel, før de kontakter inkasso, men det er ikke altid hensigtsmæssigt at vente længe. Hvis man venter for længe, kan skyldnerens økonomiske situation forværres, og muligheden for at få beløbet hjem bliver mindre. Ofte vælger virksomheder at overdrage sagen til inkasso 10-14 dage efter forfaldsdatoen, hvis betaling udebliver trods rykkere og varsler. For eksempel, hvis en faktura på 12.500 kr. ikke er betalt efter gentagne forsøg på kontakt, kan det være en overvejelse værd at lade et inkassofirma tage sig af sagen. Det gælder især, når flere sager tilsammen udgør et væsentligt beløb i regnskabet. For mange virksomheder kan et samarbejde med et inkasso firma lette administrationen og sikre en mere konsekvent opfølgning.

Økonomiske overvejelser ved brug af inkassofirma

Priserne for at bruge et inkassofirma varierer. Ofte opkræves et gebyr pr. sag, som typisk ligger mellem 300 og 800 kr., afhængigt af kravets størrelse og hvor kompleks sagen er. I nogle tilfælde bliver gebyret lagt oven i skyldnerens gæld, så virksomheden kun betaler, hvis inkassoforsøget ikke fører til et resultat. Men det gælder ikke altid, og derfor er det fornuftigt at regne på, hvad det kan koste, hvis sagen ikke løses. For eksempel: Har man fire ubetalte fakturaer på hver 6.500 kr. og overdrager dem til inkasso til 500 kr. pr. sag, risikerer virksomheden at betale 2.000 kr., hvis ingen af sagerne fører til betaling. På den anden side sparer man ofte tid og ressourcer internt, fordi medarbejdere ikke længere skal bruge tid på opfølgning. Det kan derfor være værd at sammenholde de direkte udgifter til inkasso med de indirekte omkostninger ved selv at inddrive gælden over længere tid.

Dansk Inkassos rolle i opfølgningen

Dansk Inkasso tager sig af opfølgningen på ubetalte fakturaer og aflaster virksomhederne for det tidskrævende arbejde med at kontakte dårlige betalere. Først undersøges det, om alle formelle krav i rykkerproceduren er opfyldt, og om nødvendige varsler er sendt. Dernæst overtager Dansk Inkasso dialogen med skyldneren, både skriftligt og telefonisk, for at finde en løsning, der tager hensyn til både virksomheden og skyldners situation. Hvis det ikke fører til betaling, kan sagen sendes videre til retslig inkasso, hvilket medfører yderligere omkostninger. Under hele processen holder Dansk Inkasso virksomheden informeret om, hvilke skridt der bliver taget, samt hvilke udgifter der kan forventes. Mange oplever, at det giver ro at vide, at en professionel part står for opfølgningen, så man kan fokusere på den daglige drift.

Muligheden for at følge inkassosagen online

En væsentlig fordel ved samarbejdet med Dansk Inkasso er muligheden for at følge alle sager digitalt. Virksomheder får adgang til et online system, hvor de kan holde øje med status på deres sager døgnet rundt. Det er muligt at se, om der er sendt breve, om skyldner har reageret, og om der er indgået betalingsaftaler. Denne digitale adgang gør det nemt at få et overblik, uden at skulle ringe eller skrive for opdateringer. Systemet er særligt nyttigt, hvis man har flere sager i gang eller har brug for dokumentation til regnskabet. Mange bruger også systemet til at hente rapporter til intern opfølgning og planlægning. Overblikket gør det muligt hurtigt at se, hvor langt hver sag er, og hvilke handlinger der er på vej. Det letter budgetlægningen, især når regnskabsåret nærmer sig, og der skal tages højde for potentielle tab eller indbetalinger.

Vurdering af inkassoomkostninger i forhold til virksomhedens cashflow

For virksomheder handler beslutningen om at anvende inkasso ofte om at afveje omkostninger mod mulige indbetalinger. En ubetalt faktura kan skabe flaskehalse i virksomhedens cashflow, især hvis der er flere sager. Derfor bør man vurdere, hvor meget det koster at forsøge at inddrive beløbet, og om det står i fornuftigt forhold til størrelsen på kravet. Hvis en enkelt sag ikke overstiger 1.000 kr., kan inkassoomkostningen hurtigt overstige gevinsten. Ved flere og større krav kan det dog være oplagt at involvere professionelle. Det er almindeligt at fastsætte en nedre grænse for, hvornår en sag sendes til inkasso, så omkostningerne ikke løber løbsk i forhold til de beløb, der er tale om. Eksempelvis kan man vælge kun at sende krav over 3.000 kr. til inkasso, mens mindre beløb håndteres internt. På den måde beskytter man virksomhedens likviditet, uden at bruge unødvendige ressourcer på små sager.