En sekretær koster mere end lønnen på ansættelseskontrakten, men en ekstern løsning skal også vurderes på andet end timeprisen. Pension, udstyr, oplæring og behovet for tilgængelighed påvirker regnestykket. Når du sammenligner mulighederne, skal du derfor først afgrænse opgaverne og derefter beregne prisen på den kapacitet, du faktisk har brug for. Ellers risikerer du at sammenligne en fast medarbejders samlede arbejdstid med nogle få fakturerede timer fra en ekstern leverandør.

Budgettet til en sekretær begynder med opgaverne

Prisen på sekretærhjælp afhænger blandt andet af, hvor selvstændigt arbejdet skal udføres. Kalenderstyring og mødebooking kræver noget andet end bestyrelsesreferater, personaleadministration eller koordinering af aftaler, der involverer fortrolige oplysninger. Jo større kravene er til faglig indsigt, sprog og selvstændige beslutninger, desto mindre brugbar bliver en sammenligning, der alene handler om timepris. Beskriv derfor opgaverne konkret, før du indhenter tilbud eller fastlægger et lønbudget.

Begynd eventuelt med at registrere opgaverne over fire almindelige arbejdsuger. Notér både tidsforbrug og frister. Ti timers arbejde, som kan placeres frit, er noget andet end ti timers arbejde fordelt på korte henvendelser hele ugen. Skal telefonen besvares inden for bestemte åbningstider, betaler du i praksis også for tilgængelighed. En sekretær til hånden hele dagen koster mere end hjælp til enkelte opgaver. Den forskel bør fremgå af budgettet, så du ikke forventer fuld dækning til prisen for afgrænsede enkeltopgaver.

Sådan beregner du lønudgiften til en sekretær

Ved en fast ansættelse er månedslønnen kun én del af den samlede personaleudgift. Arbejdsgiverens pensionsbidrag, ATP, relevante forsikringer og eventuelle øvrige bidrag skal også med. Feriebetalingen afhænger af ansættelsesvilkårene. Har medarbejderen løn under ferie, er den almindelige løn allerede indeholdt i årets lønbudget. Du skal derfor ikke uden videre lægge fulde feriepenge oveni, men undersøge blandt andet ferietillæg og vilkårene i en eventuel overenskomst.

Som et rent regneeksempel giver en aftalt månedsløn på 32.000 kr. en årlig grundløn på 384.000 kr. Hvis arbejdsgiverens pensionsandel i eksemplet er 10 procent oven i lønnen, kommer der 38.400 kr. til. Beløbene viser beregningsmetoden og er ikke et udtryk for markedsniveauet. Få derefter den lønansvarlige til at opgøre de resterende poster efter de konkrete ansættelsesvilkår, så budgettet bygger på mere end et løst procenttillæg.

Ekstern hjælp skal vurderes på hele fakturaen

En ekstern sekretær kan afregne pr. time, gennem en fast månedsaftale eller med en pulje timer. Undersøg, hvad prisen faktisk dækker. Nogle aftaler omfatter kun udført arbejde, mens andre også dækker tilgængelighed i et aftalt tidsrum. Minimumsbetaling pr. opgave og afrunding af tidsforbruget kan få betydning, hvis du sender mange korte opgaver. Bed om et skriftligt tilbud med tydelige afregningsregler og en beskrivelse af de inkluderede ydelser.

Antag eksempelvis en tilbudt pris på 450 kr. pr. time ekskl. moms og et forbrug på 24 timer om måneden. Det giver 10.800 kr. ekskl. moms. Også her er der tale om et regneeksempel, ikke en generel markedspris. Med 25 procent moms bliver betalingen 13.500 kr. Virksomhedens endelige omkostning afhænger af dens momsfradragsret. Spørg desuden til tillæg for hasteopgaver, ekstra møder og arbejde uden for det aftalte tidsrum, før du sammenligner tilbuddet med udgiften til en ansættelse.

Udstyr og adgang giver udgifter fra starten

En arbejdsplads kræver mere end en ledig stol. Computer, skærm, headset og adgang til relevante programmer skal passe til opgaverne. Ved fremmøde kan der også være udgifter til skrivebord og kontorplads. Brug konkrete indkøbspriser og licensaftaler i budgettet frem for et rundt beløb, der blot virker passende. Skeln mellem indkøb ved opstart og løbende betalinger, så den første måneds store udgift ikke forveksles med de normale månedlige driftsudgifter.

Følgende poster hører naturligt hjemme i beregningen:

• Computer, skærm og øvrigt nødvendigt arbejdsudstyr.
• Licenser til mail, kalender, dokumenter og relevante fagsystemer.
• Oprettelse af brugere, adgangsstyring og teknisk opsætning.
• Løbende support, vedligeholdelse og senere udskiftning af udstyr.

Ved ekstern hjælp kan noget udstyr være inkluderet i prisen. Alligevel kan der komme udgifter til særskilte brugeradgange eller en sikker forbindelse til virksomhedens systemer. Aftal også, hvem der betaler for opsætningen, og hvem der lukker adgangen, når samarbejdet ophører. Så er ansvaret og betalingen afklaret fra begyndelsen.

Oplæring tager tid fra andre medarbejdere

En ny sekretær skal lære arbejdsgange, kontaktpersoner og prioriteringer at kende. Den tid har en pris, selv når der ikke kommer en særskilt faktura. Bruger en leder otte timer på introduktion, kan du medtage timerne som internt ressourceforbrug. Brug virksomhedens egen beregnede timeomkostning, og hold posten adskilt fra de direkte betalinger. Ellers kan budgettet fremstille intern tid som en ekstra kontant udgift, selv om lønnen allerede er medregnet.

Mødebooking er et godt eksempel. Opgaven virker enkel, men den nye medarbejder skal vide, hvilke møder der må flyttes, hvem der skal godkende en invitation, og hvor meget luft der skal være mellem aftalerne. Uden de oplysninger kommer der ekstra spørgsmål og rettelser. En kort, skriftlig arbejdsgang kan mindske behovet for gentagen instruktion. Afsæt stadig tid til opfølgning i begyndelsen, og regn ikke med fuldt udbytte fra første arbejdsdag.

Deltid og faste timer giver forskellige regnestykker

En deltidsansættelse kan passe til et stabilt behov, men udgifterne falder ikke nødvendigvis i samme forhold som timetallet. En computer og en brugerlicens kan koste det samme ved 15 og 30 timer om ugen. Samtidig skal opgaverne kunne rummes inden for arbejdstiden. Hvis en ansættelse på få timer løbende udløser merarbejde, bør budgettet afspejle det faktiske timeforbrug og de aftalte betalingsvilkår frem for kontraktens timetal alene.

Ved køb af en fast timepulje skal du undersøge, om ubrugte timer bortfalder, kan overføres eller kan refunderes. En lavere pris pr. time betyder ikke nødvendigvis en lavere samlet omkostning. Køber du eksempelvis 30 timer og kun bruger 20, skal hele pakkens pris fordeles på de 20 anvendte timer, når du vurderer økonomien. Sammenlign derfor løsninger over samme periode og med samme opgavemængde. Medtag også opsigelsesvarsler, fordi de kan binde budgettet, efter at behovet har ændret sig.

Fravær og spidsbelastning kræver en særskilt reserve

Det almindelige månedsbudget dækker ikke nødvendigvis alle udgifter, hvis sekretærfunktionen skal være bemandet hver arbejdsdag. Ferie, sygdom og perioder med ekstra mange opgaver kan skabe behov for afløsning. Ved en fast ansættelse kan du derfor have både den sædvanlige lønudgift og en midlertidig udgift til hjælp udefra. Ved en ekstern aftale afhænger dækningen af kontrakten. Undersøg, om leverandøren stiller en afløser til rådighed, og om overdragelse og ekstra timer koster særskilt.

Budgettér reserven ud fra de opgaver, der ikke kan vente. Telefonpasning kan kræve dækning samme dag, mens arkivering måske kan udskydes. Sæt et forventet antal afløsertimer ind i beregningen, og brug en indhentet pris frem for et vilkårligt beløb. Aftal samtidig, hvem der må bestille ekstra hjælp, og ved hvilket beløb der kræves godkendelse. En månedlig kontrol af bestilte timer, leverede timer og fakturaer giver et konkret grundlag for at justere næste periodes indkøb.